1Word（ワード）の使い方を知ろう
Wordは、Microsoftが提供するOfficeのアプリケーションの一つで、文書作成に適しています。まずは、Wordで書類を作る際に表示される以下の画面に沿って各機能をご紹介します。
1-1タブ
タブは、数多くあるWordの機能を種類・目的ごとにまとめたものです。それぞれのタブからは、以下のような作業を実行できます。
| タブ | できること |
|---|---|
| ホームタブ |
● フォントの設定 ● 段落の設定 ● スタイル（見出し）の設定 ● クリップボード（切り取りや貼り付け） |
| 挿入タブ | ● テキストや図、表、ページ、コメントなどの挿入 |
| レイアウトタブ |
● 文書の余白やサイズ、文字列の方向の設定 ● 図表などオブジェクトの配置の設定 |
| 参考資料タブ |
● 目次の挿入や更新 ● 引用文献や図表の挿入 ● 脚注や文末脚注 ● 索引の設定・挿入 |
| 差し込み文書タブ |
● 差し込み文書（顧客番号や名前、住所などを含むメールやはがきなど一括で印刷する機能）の設定 ● はがき印刷、あて名の設定 ● バーコード・ディールコードの挿入 |
| 校閲タブ |
● 文書校正（スペルチェック、文法アシストなど） ● コメントの挿入 ● 文書の比較と修正 ● 翻訳機能の使用 ● 保護機能の設定 |
| 表示タブ |
● 文書のレイアウトや表示 ● 拡大・縮小・倍率 ● 下書き表示と印刷の表示・非表示の切り替え ● ウィンドウの整列 ● マクロの使用 |
1-2リボン
Wordで実行したい操作を選ぶ画面です。操作は、フォント、段落など、グループごとにまとめられています。希望する操作をクリックして選びましょう。ボタンの横にある「∨」ボタンを押して操作を選ぶ場合もあります。
1-3クイックアクセスツールバー
よく使う操作をまとめたツールバーです。Wordを使用するたびにリボンから目的の操作を選ばなくても、簡単に目的の操作を実行できます。
設定するには、「ファイル」タブから「その他」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」を選択すると、好みの機能を設定可能です。
1-4ルーラー
画面の上部と左側に表示される「ものさし」のことです。ルーラーを使うことで、マウス操作で簡単に左右・上下のレイアウトや位置を調整できます。
例えば、上部のルーラーの「三角マーク」をドラッグ（マウスの左を押しながら引きずること）すると、段落の開始位置と終了位置を調整できます。特に、引用文など文頭を下げたい場合に便利です。
また、ルーラーのグレー部分と数値のメモリが記載されている白い部分の境界線をドラッグすると、ページ全体の上下左右の余白（文章を印刷しない範囲）を調整できます。
ただし、Wordの設定でルーラーが表示されていないという人もいるかもしれません。その場合は、「表示」タブで「ルーラー」にチェックを入れると表示されます。
1-5ステータスバー
ページ数や、何ページ目を操作しているか、ページ内の何行目を操作中か、全体の文字数などが表示されます。文字数が指定されている文章を作る際に便利です。
1-6スクロールバー
Wordでは上下方向にスクロールバーが表示され、操作中の箇所が文書全体でどのあたりに位置するかがわかります。スクロールバーをドラッグすることで、目的のページにすばやく移動することも可能です。
2Word・Excel・PowerPointはどう使い分けるの？
MicrosoftのOfficeには、Word以外にもExcelやPowerPointといったアプリケーションがあります。それぞれに得意とする作業と不得意とする作業があり、目的に沿ってアプリケーションを選ぶことで、効率的にレポートや資料を作成できます。それぞれの得意な作業と不得意な作業を表にまとめました。
| アプリケーション | 得意な項目 | 不得意な項目 |
|---|---|---|
| Word |
● 文章の入力 ● 文章の校正 ● 目次や脚注付きの文書作成 |
● 計算 ● データの集計 |
| Excel |
● 表やグラフの作成 ● 計算や関数、マクロの使用 ● データの集計 |
● ボリュームの多い文書の作成 |
| PowerPoint |
● 図や画像の配置 ● スライドなど、見栄えのよい資料の作成 |
● 計算 ● データの集計（Excelで作成したグラフや表を貼り付けて同期させることは可能） ● ボリュームの多い文書の作成 |
また、それぞれのアプリケーションは実務で主に以下のように使い分けられます。
| アプリケーション | 代表的な用途 |
|---|---|
| Word | レポートやマニュアルの作成 |
| Excel |
● 表やグラフの作成 ● 一覧表の作成 ● 計算が必要な書類の作成（見積書、請求書など） |
| PowerPoint | プレゼンテーション資料の作成 |
3Word（ワード）の基本的な機能を学ぼう
続いて、Wordで文書を作る際に使う基本的な機能をご紹介します。
3-1文字の入力と編集
新しいWord文書を開くと、左上にカーソルが現れます。ここで文字を入力すると、入力した文字が表示されます。
また、すでに作成された文書の編集もできます。編集したい場所にカーソルを当ててみましょう。例えば、文字を追加したい場合は、追加したい場所にカーソルを合わせて入力します。
3-2文字の装飾
フォントは赤枠の箇所で変更できます。さまざまなフォントがありますが、ここでは游明朝（ゆうみんちょう）、MSゴシック、Meiryo UIを使ってみます。
サイズはフォントの右側の欄で指定できます。
太字や斜体、下線を引く、取り消し線を引くといった装飾もできます。また、文字の背景に色を付けたり、文字そのものに色を付けたりすることも可能です。フォントの下にあるボタンから操作できます。
なお、テキストのコピーや貼り付け（ペースト）などを繰り返していると、気付かないうちにフォントの種類やサイズ、色などが変わってしまう場合があります。そのまま提出してしまうのを避けたい場合は、文書を作成し終わったあとに「全選択（Ctrl + A / Command + A）」してフォントや色をまとめて整えるのが有効です。
3-3箇条書き
箇条書きは、行の頭に「●」や数字などを表示する機能です。ここでは例として、項目の先頭に「●」をつけて並べる方法を挙げます。箇条書きにしたい項目を選び、赤枠で示すボタンを押すと表示されます。
3-4段落の設定
引用などで文字下げをしたい場合は、文字下げをする場所を選び、赤枠で示すボタンを押しましょう。
行間の設定は、文字下げの下に①番で示すボタンが用意されています。ボタンを押すと②のように表示されるので、希望する行間の幅を設定しましょう。
Wordでは、段落ごとに左揃え・中央揃え・右揃えを設定できます。箇条書きボタンの下に、左から「左揃え」「中央揃え」「右揃え」の順でボタンが並んでいます。
3-5表（テーブル）の挿入
表を挿入するボタンは、「挿入」タブに用意されています。①番にある「表」のボタンを押し、②のように希望する行と列の数を指定しましょう。ここでは6行×3列の表を例に挙げます。
3-6画像や図形の挿入
図形や画像を挿入したい場合は「挿入」タブから「図形」や「画像」の項目を選択しましょう。
図形を挿入したい場合は、①の「図形」ボタンを押すと、さまざまな図形が表示されます。②のように図形を選ぶと文書に表示されます。
一方、画像を挿入したい場合は「画像」ボタンを押します。挿入したい画像のある場所を指定しましょう。
3-7印刷とPDF保存
印刷画面は「ファイル」タブにあります。「印刷」ボタンを押すと以下の画面が表示されますので、プリンター欄から印刷に使うプリンターを選びましょう。
PDFで保存したい場合は「エクスポート」を押し、「PDF/XPSドキュメントの作成」を選びます。
なお、「Adobe PDFを作成」を選んだ場合もPDF保存はできますが、無料でPDFにできる文書は30日ごとに1つの文書に限られます。先ほどご紹介した「PDF/XPSドキュメントの作成」はWordの標準機能であり、制限なく無料で利用できます。
4見やすいレジュメ・レポートを作る！知っておくと便利な機能
レジュメやレポートの作成にWordを使う場合、ちょっとした工夫でより見やすい文書が作れます。ここからは、Wordを使ううえで便利な9つの機能をご紹介します。
My CareerStudyでは、Wordの使い方をわかりやすく解説している無料の動画講座を公開しています。ぜひ、併せてご覧ください。
4-1 ヘッダー・フッターの設定
Wordでは、ヘッダー機能を用いてページの上部に文書全体に共通する情報を表示できます。一例として、文書のタイトルが挙げられます。
ヘッダーのボタンは「挿入」タブにあります。①の「ヘッダー」を押すとプルダウンメニューが出ますので、希望するヘッダーの種類を選びましょう。ここでは②のように「オースティン」を選びます。
ヘッダーの種類を選ぶと、リボンがヘッダーの設定画面に切り替わります。
上の画像で赤枠の部分がヘッダーです。記載したいテキストを入力しましょう。
ヘッダーだけでなく、「フッター」機能を使ってページ下部にも文字を表示できます。この記事では「空白」のフッターを選びます。
フッターの入力画面が表示されますので、必要なテキストを入力しましょう。
ヘッダーやフッターを設定後は、「ヘッダーとフッターを閉じる」ボタンを押して終了します。
4-2 ページ番号の追加
ページ番号は、「挿入」タブの「ページ番号」から入力できます。
ここでは、ページの下にページ番号（現在のページ/総ページ数）を入れるケースを紹介します。まずは、①の「ページ番号」を押し、次に②の「ページの下部」を押します。そして、③の「X/Yページ」の「太字の番号２」を選びます。
ページの下部にページ数が表示されたことを確認しましょう。
表示が確認できたら、ヘッダーやフッターの設定と同様に「ヘッダーとフッターを閉じる」ボタンを押して完了です。
4-3 見出しスタイルの設定
見出しスタイルの設定では、スタイルを設定したい箇所にカーソルを置き、「ホーム」タブの「スタイル」の右側にあるボタンを押してください。
以下の画面が表示されますので、「スタイルの作成」を選び、表示される画面で「変更」を選びます。
「書式から新しいスタイルを作成」という画面が表示されますので、①の名前欄にスタイル名を記入します。「基準にするスタイル」では②のように「見出し」で始まる選択肢のなかから適切なものを選びましょう。必要に応じて、書式欄にあるフォントや書体、文字の色などを設定することも可能です。
見出しに番号を付ける場合は、左下③の「書式」から「箇条書きと段落番号」を押し、表示される画面で赤枠で指定する項目を選択します。
「書式から新しいスタイルを作成」画面でOKを押したら、見出しに番号が付いているかを確認しましょう。
4-4 目次の設定
ボリュームが多いレジュメやレポートを作成する場合は、目次を設けると読みやすくなります。目次はWordの機能で自動的に作成できます。「参考資料」タブにある①の「目次」ボタンを押し、目次の種類を選びましょう。ここでは「自動作成の目次２」を選びます。
目次が付けられたことを確認しましょう。
4-5 余白の設定
Wordの余白は自由に設定できます。「レイアウト」タブを押し、ページ設定の右側にある小さな矢印ボタンを押してください。
「ページ設定」画面が表示されますので、「余白」タブを選び、余白の値を設定します。
4-6 文字方向（縦書き/横書き）の設定
Wordを起動した時点では横書きに設定されていますが、縦書きに変えることも可能です。「レイアウト」タブから「文字列の方向」ボタンを押すと以下の画面となります。
上の画面で縦書きを選ぶと、文字が縦書きに変更されます。
4-7 ページ区切りの挿入
ページ区切りは、「挿入」タブにあります。①のようにページを変えたい場所にカーソルを移動しましょう。その状態で②の「ページ」ボタンを押し、③の「ページ区切り」を選びます。
これにより、指定した位置から新たなページが作られます。
4-8 校閲機能の活用
提出するレジュメやレポートに誤字脱字があると、せっかくの評価が下がってしまうおそれがあります。また、読みにくくなる原因にもなります。
誤字脱字は、校閲タブの「スペルチェックと文章校正」機能でチェックできます。文章を作成したのち、以下のように操作してください。
以下のように、右側の修正点欄に問題箇所の件数が表示されます。クリックすると問題箇所が表示されますので、問題点が解決できるまで修正を繰り返します。
なお、校閲機能では以下の操作も実行できますので、必要に応じて活用してみましょう。
POINT
- 文書にコメントを挿入する
- 文書の変更履歴を記録する
- 文書どうしを比較し、相違点を表示する
- 文書を保護し、編集を制限する（読み取り専用にするなど）
- 文書を翻訳する
- 音声を使って文書を読み上げる
4-9 参考・引用文献や脚注の追加
Wordでは、参考文献や引用文献、脚注なども追加できます。論文やレポートでは参考文献や脚注の記載が求められるケースが多いですが、そのような場合に便利な機能です。それぞれどのような方法で追加できるか確認していきましょう。
4-9-1参考・引用文献の追加方法
参考・引用文献を追加・挿入する作業は、以下の３つのステップで進めます。
POINT
- 1文献をWordに記録する
- 2本文中に文献の番号を挿入する
- 3本文の末尾に参考文献を挿入する
まずは文献をWordに登録しましょう。「参考資料」タブにある「引用文献の挿入」ボタンを押し、「新しい資料文献の追加」を押します。
「新しい資料文献の追加」を押すと「資料文献の作成」という画面が表示されます。
次に、「すべての文献情報フィールドを表示する」をチェックし、以下のような必要事項を入力してOKボタンを押します。
POINT
- 資料文献の種類（書籍、論文/レポートなど）
- 著者（企業や団体の場合は「著者（組織/団体）」）
- タイトル
- 年
- 発行元
- ページ
- アクセスした年・月・日
- URL
文献が複数ある場合は、同様の方法で登録します。登録した文献は、「資料文献の管理」ボタンを押すと確認できます。
文献のリストを記載したい場所にカーソルを移動して文献目録ボタンを押すと、書式を選ぶ画面が表示されますので、希望する書式を選びましょう。ここでは「参照文献」を選びます。
本文の末尾に、文献の情報が記録されます。
レポートや論文での参考文献の書き方については、以下の記事や講座でも解説していますので併せてご覧ください。
4-9-2脚注の挿入方法
脚注を挿入する場合は、挿入したい場所にカーソルを置き、「脚注の挿入」ボタンを押します。ここでは「従業員」の後ろにカーソルを置きます。
ページ下部に脚注を記述できる箇所が用意されますので、必要事項を入力します。
「従業員」の後ろに、脚注の番号が付いていることを確認しましょう。
5よく使う便利なWord（ワード）のショートカットを覚えよう
Wordは、ショートカットキーを使うとよりスムーズに操作できます。Excel や PowerPoint と共通するショートカットが多いため、覚えておくことでほかのツールを使う場合にも応用できるでしょう。
ここでは、Wordで文書を作る際によく使うショートカットをご紹介します。「+」は複数のキーを同時に押すことを意味しています。
| できること | ショートカット (Windows) | ショートカット (Mac) |
|---|---|---|
| ファイルの新規作成 | Ctrl + N | Command + N |
| 上書き保存 | Ctrl + S | Command + S |
| 切り取り | Ctrl + X | Command + X |
| コピー | Ctrl + C | Command + C |
| ペースト (貼り付け) | Ctrl + V ※テキストの書式の貼り付けを省略後、Ctrl + Shift + V |
Command + V ※テキストの書式の貼り付けを省略後、Command + Shift + V |
| 直前の操作もとに戻す | Ctrl + Z | Command + Z |
| 全選択 | Ctrl + A | Command + A |
| Word文書内の検索 | Ctrl + F | Command + F |
| Word文書の置換 | Ctrl + H | Command + H |
| 文字を太字にする | Ctrl + B | Command + B |
| 文字を斜体にする | Ctrl + I | Command + I |
| 文字に下線を引く | Ctrl + U | Command + U |
| 文字のサイズを1ポイント大きくする | Ctrl + ] | Command + ] |
| 文字のサイズを1ポイント小さくする | Ctrl + [ | Command + [ |
| 再調整 | Ctrl + J | Command + J |
| 文字間隔を調整する | Ctrl + Shift + G | （調整は設定変更） |
| 文字の配置を左・中央・右に揃える | 左揃え: Ctrl + L 中央揃え: Ctrl + E 右揃え: Ctrl + R |
左揃え: Command + L 中央揃え: Command + E 右揃え: Command + R |
| コメントを挿入する | Ctrl + Alt + M | Command + Option + A |
6まとめ
Wordには、学生生活で作成するレポートや論文の作成に役立つ多くの機能が備わっています。それらの機能を覚え、使いこなせる機能が増えれば、よりクオリティの高い文書を作成できるようになるでしょう。
また、Wordは大学生活だけでなく、社会人になってからもレポート作成や資料作成など、さまざまな場面で役立ちます。学生のうちに基本的な使い方を身に付けておくと、将来きっと役立つはずです。
My CareerStudyでは、Wordの使い方について実践的に学べる無料の動画講座を公開しています。ぜひ併せてご活用ください。
執筆：My CareerStudy編集部
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