大学生必見！教授へのメールの書き方は？マナーや例文、返信のポイントをご紹介

1-1 大学のメールアドレスで送る

教授にメールを送る際はプライベートで利用している個人のメールアドレスではなく、大学が学生に割り当てたメールアドレスを使用しましょう。

大学以外のドメイン（メールアドレスの@以降の部分）の場合、仮に教授が受信できたとしても見逃してしまう可能性があるためです。また、ドメインによってはファイルをメールに添付できず、課題提出などが難しいことがあります。

大学から割り振られたメールアドレスが利用できない場合は、Gmailなどのフリーメールで送ることも可能ですが、その際は件名に氏名や学生番号を記載し、冒頭に「フリーメールにて失礼します」などの一文を添えるとよいでしょう。

1-2 可能な限り教授の勤務時間内に送る

メールは24時間いつでも送ることができますが、可能な限り教授が勤務している時間帯に送るのがマナーです。教授がメールを受信した際にスマートフォンに通知が入る設定にしている場合、プライベートを邪魔してしまう可能性があるためです。

おおよその勤務時間帯にあたる8時～18時の間に送るように心がけましょう。

とはいえ、急用で深夜や早朝にメールを送らなければいけない場合もあります。

その際は、「朝早くに失礼します」「深夜に失礼します」など、冒頭にお詫び文を一言付け加えておくとよいでしょう。

1-3 丁寧かつ適切な言葉遣いを意識する

フランクに接してくれる教授にメールを送る場合であっても、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。

例えば、メールでは「！」「？」などの記号や絵文字は使用しないのが基本的なマナーです。また、友人と話すときのようなカジュアルな表現や話し言葉は使わず、丁寧語・尊敬語・謙譲語を正しく使い分けた文章を作成しましょう。

以下に、大学生が勘違いしがちなNG表現と正しい表現をまとめました。

	NG表現	正しい表現
課題を提出するとき	提出させていただきます	提出いたします
課題を確認してほしいとき	ご拝読ください 拝見してください	ご査収ください ご覧ください
確認するとき	よろしかったでしょうか	よろしいでしょうか
了承するとき	了解しました	承知しました
お願いするとき	してください	していただけますでしょうか
謝罪するとき	すみません	申し訳ありません

1-4 読みやすいメール文を心がける

メールの文面は読みやすさを第一に心がけましょう。
具体的に注意すべきポイントは以下のとおりです。

教授に送るメールの内容は、要点だけに絞って簡潔な文章になるように心がけましょう。前置きや後書きが多すぎると、伝えたい内容が教授に伝わらない恐れがあります。

また、長文になる場合は適宜、段落分けや改行を入れましょう。適度なスペースを設けると読みやすくなります。

さらに、誤字脱字があると可読性が一気に落ちるため、ゼロを目指して見直すことも重要です。

メールに慣れていない場合は、いきなりメール欄に記載するのではなく、メモアプリなどを活用しましょう。下書きをしてからメール欄に記載すれば、ミスなく読みやすい文章を作りやすくなります。

以下の講座では、自分が伝えたいことを文章や言葉にする際のポイントを解説しています。

物事を相手にわかりやすく伝えるのが苦手な人は、併せて受講してみましょう。

1-5 どの環境でも閲覧可能な形式で送る

教授にメールを送る際は、環境次第で文字化けする可能性のある文字を使わないように気を付けましょう。

例えば、環境依存文字や半角カタカナは、教授のパソコン環境次第では文字化けして正しく表示されないことがあります。教授から文字化けを指摘されるとメールを送り直す手間が生じるため、使用しないほうが無難です。

また、仮名や漢字は全角で記入する一方、英数字は半角で記載すると読みやすくなります。

こうしたメールのマナーを身に付けておくと、就職活動で企業にメールを送る際にもよい印象を持ってもらいやすくなります。

就職活動で知っておきたいマナーについては、以下の講義で解説していますのでぜひ受講してみてください。

2-1 件名

件名は、一目見て「どのような内容のメールか」がわかるよう、簡潔に記載しましょう。具体的には、以下2つの内容を含めた件名にすることでわかりやすくなります。

なお、簡素な内容のメールだとしても、基本的には件名を入れましょう。
教授に送るメールの件名の例として、以下のようなものが挙げられます。

2-2 宛名

メールの一文目は、宛名として相手の名前を書くのがマナーです。

学生が教授に対してメールを送る場合は「○○先生」「○○教授」と書くのが一般的です。たとえ教授と親しい関係であっても、ニックネームなどを宛名にするのは避けましょう。

なお、「○○先生様」など、役職や職業に「様」を付ける必要はありません。

2-3 本文

メール本文は長々と記載せず、件名で伝えた要件を簡潔かつ具体的に記載するのがポイントです。

基本的には以下の3つから構成されます。

ここからは、前章までに解説したメール作成のマナーや書き方を踏まえて、メールの例文をケース別に8つご紹介します。

3-1 相談の時間がほしいとき

教授にアポイントのメールを送る場合は、教授が日程を調整しやすいように候補日を多く送りましょう。また、どのようなことを質問したいのか事前に共有しておくことで、教授も事前に伝える情報を整理しやすくなります。

件名	○月○日の講義課題に関するご相談のお願い
本文	○○先生 お世話になっております。 ○○大学○○学部○○学科、○年の▲▲▲▲（フルネーム）です。 ○月○日の講義でいただいた課題「○○に関するレポート」について、直接質問したいことがありメールをいたしました。 つきましては、○月○日（月）～○月○日（金）のいずれかで30分ほど、相談のお時間を頂戴することは可能でしょうか。 質問事項は下記の2点です。 1．～～～（相談内容） 2．～～～（相談内容） お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ○○大学○○学部○○学科○年 ▲▲▲▲（フルネーム） 学籍番号：△△△△ メール：XXXXXX@XXXXX.ac.jp 携帯電話：080-□□□□-×××× ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

3-2 講義内容について質問するとき

教授にメールで質問をする場合は、質問の内容が明確になるように質問の数を明記したうえで、質問を箇条書きにして送りましょう。質問の個数と内容を明確にしておくことで、教授が質問を見落とすリスクを防げます。

件名	○月○日の講義課題に関するご相談のお願い
本文	○○先生 お世話になっております。 ○○大学○○学部○○学科、○年の▲▲▲▲（フルネーム）です。 ○月○日の講義内容について、質問したいことがありメールをいたしました。質問事項は以下の2点です。 1．～～～（質問内容） 2．～～～（質問内容） お忙しいところ恐縮ですが、上記についてご教授いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ○○大学○○学部○○学科○年 ▲▲▲▲（フルネーム） 学籍番号：△△△△ メール：XXXXXX@XXXXX.ac.jp 携帯電話：080-□□□□-×××× ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

教授へ質問する場合は、可能な限り1回でまとめて質問事項を送りましょう。

聞きたいことを一度で相手から引き出すには、学生自身が質問力を養うことが大切です。

質問力に関して実践的に身に付けたい人は、ぜひ以下の講座も併せて受講してみてください。

3-3 課題を提出するとき

メールで課題を提出するときは、締切日とどの講義のレポートかを明記しましょう。

前述のとおり、教授はさまざまな大学で複数の講義を担当していることが多く、これらの情報がないとどの講義のレポートか判断するのが難しくなってしまいます。

件名	「○○学」第1回レポートの提出（○月○日締切）
本文	○○先生 お世話になっております。 ○○大学○○学部○○学科、○年の▲▲▲▲（フルネーム）です。 ○月○日締切の「○○学」第1回レポートを提出いたします。 お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。 不備がありましたらすぐに修正いたします。 よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ○○大学○○学部○○学科○年 ▲▲▲▲（フルネーム） 学籍番号：△△△△ メール：XXXXXX@XXXXX.ac.jp 携帯電話：080-□□□□-×××× ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

3-4 課題の提出が期日に間に合わないとき

期日までに課題を提出できない場合は、可能な限り早めにお詫びと相談のメールを送りましょう。また、期日の延長を相談する際は、いつまでに提出できそうかまで伝えられると理想的です。

件名	「△△学」課題提出の相談について（○月○日締切）
本文	○○先生 お世話になっております。 ○○大学○○学部○○学科、○年の▲▲▲▲（フルネーム）です。 ○月○日締切の課題について、提出期限の相談をさせていただきたくメールいたしました。 ○月○日より体調を崩しており、課題に取り組めず、提出が遅れてしまいそうです。 2日遅れの○日には提出できる見込みですが、ご承認いただくことは可能でしょうか。 誠に申し訳ありませんが、何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ○○大学○○学部○○学科○年 ▲▲▲▲（フルネーム） 学籍番号：△△△△ メール：XXXXXX@XXXXX.ac.jp 携帯電話：080-□□□□-×××× ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

3-5 返信を催促するとき

教授に返信を催促する場合、どのような内容のメールを送っているか、何を確認してほしいかを記載しましょう。また、場合によってはそもそもメールが届いていない可能性もあるため、お詫びの言葉を添えることをおすすめします。

件名	研究成果の報告メールに関するご確認依頼
本文	○○先生 いつもご指導いただき、ありがとうございます。 ○○大学○○学部○○学科、○年の▲▲▲▲（フルネーム）です。 ○月○日の○時○分頃、私から研究成果の報告に関するメールをお送りしておりますが、ご返信を確認できておらず、大変恐縮ですが再度メールさせていただきました。 念のため研究データとレポートを再送いたしますので、ご確認とご返信をいただけますと幸いです。 万一、こちらの不手際でメールが届いておりませんでしたら、申し訳ございません。 お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ○○大学○○学部○○学科○年 ▲▲▲▲（フルネーム） 学籍番号：△△△△ メール：XXXXXX@XXXXX.ac.jp 携帯電話：080-□□□□-×××× ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

3-6 お礼を伝えるとき

教授にメールでお礼を伝えるときは、まず「何に対してのお礼を述べているか」を明記しましょう。教授は日頃から多数の学生の相談に乗ったり課題を受け取ったりしているため、メールを見てすぐに用件がわかる状態にしておくことがベストです。

またメールの最後には「今後もご指導をよろしくお願いいたします。」のような一文があるとさらに丁寧です。

件名	○○に関するお礼
本文	○○先生 お世話になっております。 ○○大学○○学部○○学科、○年の▲▲▲▲（フルネーム）です。 先日はお忙しい中、○○の課題に関する相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。貴重なアドバイスをもとに作業を進め、無事に課題が完了いたしました。 あらためて、大変ありがとうございました。 今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ○○大学○○学部○○学科○年 ▲▲▲▲（フルネーム） 学籍番号：△△△△ メール：XXXXXX@XXXXX.ac.jp 携帯電話：080-□□□□-×××× ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

3-7 欠席や遅刻の連絡をするとき

事情があって講義やゼミを欠席したり遅刻したりする場合、可能な限り早めにメールを送りましょう。講義やゼミの直前になるとメールを読んでもらえず、無断欠席の扱いになる可能性があるためです。

メールを送る際は、遅刻や欠席をする日にち、その理由を添えてお詫びすると丁寧な印象を与えられます。

件名	○月○日ゼミ欠席のご連絡
本文	○○先生 いつもご指導いただき、ありがとうございます。 ○○大学○○学部○○学科、○年の▲▲▲▲（フルネーム）です。 このたび、家庭の事情により、○月○日のゼミを欠席いたします。 大変申し訳ございませんが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ○○大学○○学部○○学科○年 ▲▲▲▲（フルネーム） 学籍番号：△△△△ メール：XXXXXX@XXXXX.ac.jp 携帯電話：080-□□□□-×××× ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

3-8 内定の報告をするとき

今後の就職活動に備えて内定報告のメールの書き方も覚えておきましょう。

教授にメールで内定報告をするときは「内定を受けた企業」「卒業後や残りの学生生活を送るうえでの意気込み」「教授への感謝」などを記載します。

なかには、教授に企業を紹介してもらったり、相談に乗ってもらったりした人もいるかもしれません。メール文にもサポートしてもらったエピソードを記載すると、より感謝の気持ちを伝えることができます。

件名	内定のご報告について
本文	○○先生 お世話になっております。 ○○大学○○学部○○学科、○年の▲▲▲▲（フルネーム）です。 このたび、以前からお話していた株式会社■■から内定をいただいたことを報告いたします。 これも、教授に日頃から親身に相談に乗っていただいたおかげだと、心から感謝しております。 今後は社会人になる自覚を持ち、残りの大学生活を有意義に過ごしてまいります。 今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ○○大学○○学部○○学科○年 ▲▲▲▲（フルネーム） 学籍番号：△△△△ メール：XXXXXX@XXXXX.ac.jp 携帯電話：080-□□□□-×××× ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

4-1 返信が必要かどうか確認する

教授から返信がきた際は、まず返信が必要な内容かを確認しましょう。件名や本文の冒頭に「返信不要」と記載があった場合は返信しないことがマナーです。

「返信不要」の記載がない場合は、メールを読み、教授が自分からの返信を求めているかを確認しましょう。教授から返信がきた時点でメールの内容が完結していれば、それ以上返信する必要はありません。

4-2 可能な限り早く返信する

返信が必要なメールが教授から届いた場合、可能な限り早く返信することが重要です。

明確に「○時間以内に返信しなければいけない」という決まりはありませんが、遅くとも受信後24時間以内には返信できるようにしておきましょう。

また返信するときは、お礼の気持ちを表現するため「お忙しいなかご返信いただき、ありがとうございます」などの言葉をメール冒頭に記載することも大切です。

4-3 件名の「Re：」は残す

教授からの連絡に対して返信ボタンを押すと、件名が「Re：（メールの件名）」となります。この際の「Re：」は削除せず、件名はそのままにして返信しましょう。「Re：」を消したり件名を変更したりすると、メールの要件がわからなくなってしまい、教授に過去のメールを読み返させることになるかもしれません。

ただし、メールのツールによっては、やりとりが続く場合に「Re：」が何個も連なってしまう設定になっている場合があります。その場合は「Re：」を1～3つだけ残して返信しましょう。

4-4 「引用」を使用して情報を整理する

メールを返信する際、教授のメールのどの内容に対して答えているかをわかりやすくすることも重要です。その場合、必要に応じて「引用」をおこなうことで、どの内容に対する返信かがわかりやすくなります。

例えば、教授からAとBという2つの内容が書かれたメールを受け取り、Bの要件に対して返信したい場合は、以下の流れで引用しましょう。

• 返信したい教授の文章をコピー＆ペーストする

• 教授の文章の冒頭に「>」をつけて、教授からの文章の引用であることを示す

• 自分が伝えたい内容を教授の文章の下に記載する

引用の例を挙げると以下のとおりです。