【学生・社会人】伝わるプレゼン資料の作り方とは？構成やデザインのコツをご紹介 ！

When：プレゼン本番はいつか

最初に「When（いつ）」を確認しましょう。
具体的には、プレゼンの本番日から逆算し、いつまでに作成を終えているべきか、全体のスケジュールをしっかりと把握しておくことが大切です。

プレゼン作成からプレゼン本番までには、主に以下のタスクが発生します。

• 1資料作成の準備
• 2資料の作成
• 3資料の見直し・修正
• 4資料の完成
• 5資料の提出
• 6事前リハーサルの実施
• 7プレゼン本番

プレゼン本番の前日までには事前リハーサルを終えている状況が望ましいので、可能な限り前倒しでスケジュールを調整し、余裕を持って臨めるよう心がけましょう。

資料の事前提出が求められる場合は3日前を目途に資料を完成させておき、2日前までに見直し・修正を完了させ、前日には提出できるようスケジュールを組むとよいでしょう。
当日に提出する場合、万が一パソコンのトラブルが発生してしまったり、急な要件で提出できなかったりする事態が発生した際に間に合わなくなるリスクがあります。

そのため、できる限り前日までに資料を提出し、無事に届いているかどうかの確認までおこなえるとベストです。

Where：プレゼンをする場所はどこか

当日プレゼンをおこなう場所（Where）を確認していくことも大切です。
その際、オンラインかオフライン（対面）かによって確認するポイントが異なります。

オフラインの場合は、当日、想像より会場が広かったりマイクやモニターが使えなかったりすると、本来の実力を出しきれないかもしれません。具体的なイメージを持って準備するためにも、音響設備やモニターの有無、スライドの操作方法などを可能な範囲でチェックしておきましょう。

一方でオンラインの場合は、使用するビデオ会議ツールの操作方法やインターネット接続の安定性、画面共有の方法を確認することが大切です。また、当日音声や映像が途切れることがないように、パソコンやインターネットの状態やマイク・ヘッドセットも確認しておきましょう。

Who：誰に向けてプレゼンをするか

プレゼンをおこなう相手が誰なのか（Who）を把握しておくことも大切です。学生のプレゼンであれば相手は教授なのか学生なのか、社会人であれば相手の所属部署や役職などを把握しておきましょう。

相手がプレゼン内容にどの程度の前提知識を持っているのかによって、話す内容や表現方法を工夫する必要があります。誰に向けてプレゼンするか知っておけば、より伝わりやすい内容や表現を心がけることができます。

What：プレゼンのテーマは何か

プレゼンを通じて何を伝えたいのか（What）を明確に設定しておきましょう。
テーマが曖昧なまま資料を作成してしまうと、内容が散漫になり、「結局何を伝えたかったの？」と相手に首を傾げられてしまう可能性があります。
また、あれもこれもと情報を資料に詰め込んでしまうと冗長なプレゼンになってしまうかもしれません。

こうしたリスクを避けるためにも、一番伝えたいことをしっかりイメージしたうえで、資料作成や事前リハーサルに臨みましょう。

Why：プレゼンの目的は何か

「プレゼンをした結果どうなると成功なのか」プレゼンの目的（Why）をしっかりイメージしましょう。

学生であれば「自身の研究成果を知ってもらう」、「与えられた課題に対して調査結果や考察を発表する」といったことが考えられます。社会人であれば、「自社のサービスをより深く知ってもらう」、「購入を検討してもらう」などといったことが想定されるでしょう。

ただしあまりに多くの目的を詰め込みすぎると、聞き手の焦点がぼやけてしまい、最終的に何を伝えたいのかがわからなくなってしまうかもしれません。
そのため、プレゼンの目的は明確にしておくことが大切です。

How：どのようにプレゼンするか

相手にテーマや目的をしっかりと伝えるために、どのようなプレゼンをおこなうのがよいか（How）を考えましょう。個人での発表なのか、グループでの発表なのか、どのような資料を使うのが一番伝わりやすいかなど、プレゼンの形式や内容を吟味します。

どのようなプレゼン資料がよいか検討する際は、以下の表も参考にしてみてください。

資料の種類	特徴
レジュメ資料	●内容が要約されており、流れが理解しやすい ●前提となる認識が揃っており、合意形成をとる際に有効。
スライド資料	●文章や図で視覚に訴えながら、自身の考えを伝えられる ●相手に行動を促す際に有効。
ポスター資料	●文章や図を用いて視覚に訴えながら、簡潔に情報を伝えられる ●発表者と参加者で活発な議論をおこなう（展示会や学会など）際に有効。
動画資料	●映像を用いることで内容をイメージできる ●具体的な操作方法や手順を紹介する際に有効。
模型資料	●相手が立体的な模型を見ることで、完成品のイメージを持ちやすい ●建物や機械など大きな対象物に関連するプレゼンをおこなう際に有効。

続いて、相手に伝わるプレゼン資料の作り方とコツをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

➀プレゼンの流れを決める

資料作成に着手する前に、まずはプレゼンの流れを決めましょう。

プレゼンは一般的に序論・本論・結論で構成されます。代表的なフレームワークと、それぞれの概要を詳しくご紹介します。

フレーム	具体的な流れ
PREP法	1.Point: 要点 2.Reason: 理由：要点について、なぜそういえるのか？ 3.Example: 具体例：理由の詳細 4.Point: 要点
SDS法	1.Summary: 要点 2.Details: 詳細：要点の背景事情など 3.Summary: 要点
DESC法	1.Describe: 描写：事実のみを伝える 2.Express: 表現：事実に対する主観的な気持ち・感情を伝える 3.Specify: 提案：相手に求めることを具体的に伝える 4.Choose: 選択：提案に対する相手の反応を見て、次の行動を選択する

PREP法

PREP法とは、Point（要点）・Reason（理由）・Example（具体例）・Point（要点）の頭文字を取ったものです。

はじめに要点を伝え、なぜその要点に至ったかの理由を示し、具体例を交えながら論理的に伝えることで説得力を高めます。そして最後にあらためて要点を強調し、考えや意見を明確にしてわかりやすく伝えます。

学生の場合は研究成果の発表時や面接時に、社会人の場合は提案や、研修・セミナーなどへ登壇する際に多く活用されています。

SDS法

SDS法とは、Summary（要約）・Details（詳細）・Summary（要約）の頭文字を取ったものです。

はじめに相手に伝えたい要点を話すのはPREP法と同じです。その後、内容を詳細に説明し、最後にあらためて要点を話す手法です。

短い時間のなかで的確に情報を伝えたい際に有効で、ニュースや自己紹介、スピーチなどで活用するのがおすすめです

DESC法

DESC法とは、Describe（描写）・Express（表現）・Specify（提案）・Choose（選択）の頭文字を取ったものです。

DESC法は、現状課題に対する自身の意見を述べたうえで、相手の意見も取り入れながら行動や解決策を提案していく構成で、問題解決型のプレゼンで多く活用されています。

DESC法については、以下の講座で詳しく解説しています。ぜひ併せて受講してみてください。

➁各資料で伝えたいことを整理する

プレゼンの流れが決まったら、各資料で何を伝えたいのか整理します。

資料作成に慣れていないと、ゼロから資料のデザインを作成するのは難しいものです。PowerPointのテンプレートを活用したり、優れた資料デザインを参考にしたりするのもよいでしょう。プレゼンメンバーが複数いる場合は作りたい資料のイメージを伝えて一緒に考えたりするのも有効です。
ただしインターネット上で資料のデザインを参考にする場合、内容をそのまま真似すると盗作になってしまう場合があります。あくまでも見せ方のみを参考にしましょう。

➂資料のデザインを作成する

各資料で伝えたい内容が決まったら、いよいよ資料の中身を作っていきます。文章や図の配置、色合いなど、どのようなデザインを用いれば相手に伝わりやすくなるかを考えていきましょう。

資料作成に慣れていないと、ゼロから資料のデザインを作成するのは難しいものです。PowerPointのテンプレートを活用したり、優れた資料デザインを参考にしたりするのもよいでしょう。プレゼンメンバーが複数いる場合は作りたい資料のイメージを伝えて一緒に考えたりするのも有効です。

伝えたいメッセージを左上部に記載する、時系列の場合は左から右もしくは上から下へ順序立てて記載するよう意識しましょう。

大切なのは、デザインは相手により内容をわかりやすく伝えるために必要なものであり、どれだけユニークなデザインの資料を作れるかではないということです。デザイン性にこだわりすぎず、伝わるかどうかで考えましょう。
プレゼン資料のデザインを考える際のポイントについて詳しく知りたい人は、ぜひ併せて受講してみてください。

④完成した資料を確認する

プレゼンは資料を作成して終わりではありません。完成したプレゼン資料をしっかりと読み込み、目的を達成できるようにしっかりと練習しましょう。人前で話すと緊張で頭が真っ白になりがちな人は、手もとにメモを用意し、各資料のなかで伝えたい内容を一文で記載しておくなどして練習することをおすすめします。

1スライド・1メッセージを意識する

1枚のスライドに盛り込むメッセージはできるだけ1つに絞り込むことを意識して資料を作成しましょう。
1つのスライドに伝えたい内容を多く組み込んでしまうと、一番伝えたい内容が不明瞭になってしまう可能性があります。

そのため、各スライドには伝えたいメッセージを1つ設定し、そのメッセージが相手にしっかりと伝わるようにしましょう。
もし、設定したメッセージについて資料で説明しきれない内容がある場合は、必要に応じて口頭で補足してあげるとより良いでしょう。
1スライド1メッセージといった、プレゼン資料を簡潔にまとめるためのコツについては、以下の講座でも詳しく解説しています。ぜひ併せて受講してみてください。

視覚的な表現を活用する

テキストのみで説明するのが難しい場合やデータなどの根拠を示す際には、表・イラスト・グラフなどを積極的に活用しましょう。文章だけでまとめるよりもわかりやすい資料になります。

視線誘導を意識する

人の視線は一般的に、大きい文字・ブロックから小さい文字・ブロック、左から右、上から下へと流れていきます。そのため、このような視線誘導を意識した資料作成を心がけましょう。

特に伝えたい内容が目のつきやすい位置にあることが望ましいです。一番伝えたい内容が小さい文字になっていないか、見落とされやすい場所に書かれたりしていないかをチェックしてみましょう。

図形やテキストの位置を整える

図形やテキストの位置を整え、統一感をもって配置することも大切です。
例えば、PowerPointのスライドを用いてプレゼンをするとしましょう。その際、文字の始まる位置や図形の位置・大きさがズレていると、相手はあなたのプレゼン内容ではなくレイアウトのズレに目がいってしまう可能性があります。
PowerPointの場合は、カスタマイズ可能な「ガイド線」や「グリッド線」を活用することでレイアウトのズレを調整することが可能です。

PowerPointの操作や資料作成で使えるテクニックについては、以下の記事や講座で詳しく紹介しているのでぜひ参考にしてください。

文字は読みやすさを意識する

プレゼン資料の文字は読みやすさを意識して選びましょう。
プレゼン資料で多く用いられるフォントには、以下のようなものがあります。

• メイリオ
• Meiryo UI
• MS Pゴシック
• MS P明朝
• Arial

文字サイズは、スクリーンに投影するか手元に配布するかによって異なります。投影する場合は、小さくても18pt以上に設定し、強調したい箇所や資料のタイトルはより大きく設定して、後ろに座っている人にも見やすいように意識します。

一方で、資料を投影せずに配布する場合は、投影時と同じサイズを意識する必要はありません。説明テキストは12pt～18pt程度、強調したい箇所や資料のタイトルは20pt～24pt程度で設定しましょう。そして、一度資料を印刷してみて大き過ぎたり小さ過ぎたりしないか、見えづらい部分はないかを確認しましょう。

文字色は、強調したい箇所は赤、それ以外は黒で統一し、多くの色を用いすぎないようにしましょう。カラフルな資料は目がチカチカしてしまい、かえって見づらい印象を与えてしまうかもしれません。
大学や企業によっては、資料で使用するフォントやサイズが指定されている場合もあります。その際は規定に従って作成してください。

関連情報はグルーピングする

グルーピングとは、情報の種類を分別し、関係性の近いもの同士でまとめることです。枠線で囲む・近接させるなどして、視覚的にわかりやすくまとめます。
関連情報のグルーピングは、資料の見やすさにつながる要素です。しっかりと意識しましょう。

特に伝えたい内容が目のつきやすい位置にあることが望ましいです。一番伝えたい内容が小さい文字になっていないか、見落とされやすい場所に書かれたりしていないかをチェックしてみましょう。

➀グルーピングされていない例

➁グルーピングされている例

2つの例を比較すると、グルーピングされているほうが図形と文章の関連性がひと目でわかります。
プレゼン資料は、相手にとって見やすいかどうかが大切です。見づらい資料の場合、相手は資料の意味を把握するのに時間がかかり、あなたの話を聞き漏らしてしまうかもしれません。グルーピングを適切に活用し、見やすい資料に仕上げましょう。

強弱を付ける

最も伝えたい箇所を赤字にしてみる、太字にしてみる、サイズを変えてみるなど強弱を付けるよう心がけてみましょう。各スライドの結論やあなたがプレゼンを通じて伝えたい内容に直結する箇所を強調すると、相手により伝わりやすい資料になります。

ただし、前述したとおり色を多用すると逆に資料全体が見づらくなるケースもあるので注意が必要です。